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COLLECTE ET UTILSATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1.1 Moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis
Les renseignements personnels recueillis par la Clinique de physiothérapie Activ (ci-après nommé la « Clinique»), nous sont fournis par vous, verbalement ou par la complétion de champs vides sur différents formulaires, soit notamment lorsque :
- Vous communiquez par téléphone ou par courriel avec notre Service à la clientèle;
- Vous effectuez une réservation ou un achat;
- Vous créez et utilisez votre portail client en ligne;
- Vous complétez des sondages;
- Vous vous inscrivez aux communications par courriel de la Clinique (infolettres, confirmation de rendez-vous…);
- Vous communiquez avec nous pour formuler un commentaire, une question ou une plainte ou lorsqu’un événement ou incident survient dans notre établissement;
- Vous soumettez une demande d’emploi.
1.2 Consentement à la collecte
La collecte de certains renseignements personnels est soumise à des consentements spécifiques. La Clinique s’engage à n’utiliser que les renseignements personnels nécessaires et aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans l’éventualité où la Clinique voudrait utiliser vos renseignements personnels pour une autre fin que celle décrite dans la Politique, nous devrons obtenir votre consentement préalablement.
Si vous décidez de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou au partage de vos renseignements personnels, la Clinique vous transmettra l’information pertinente vous expliquant les conséquences de ce retrait. Notez toutefois que si vous refusez que la Clinique recueille certains renseignements personnels essentiels (telles que vos coordonnées), nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les produits ou les services demandés.
1.3 Catégories de renseignements personnels
La Clinique a regroupé, sous forme de catégories, les renseignements personnels qu’elle peut recueillir auprès de vous ainsi que les fins pour lesquelles ils sont collectés¹.
Catégories de renseignements |
Exemples de renseignements² |
Fins pour lesquelles vos renseignements sont collectés |
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| 2. Renseignements de paiement |
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| 3. Renseignements collectés lors de votre évaluation en physiothérapie, massothérapie, kinésiologie ou thérapie du sport |
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| 4. Renseignements lorsque survient un événement ou un incident dans l’un de nos établissements (vol, accident, etc.) |
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| 5. Renseignements concernant une question, un commentaire ou une plainte |
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| 6. Renseignements lors que vous déposez votre candidature pour un poste à la Clinique. |
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1.4 Accès à vos renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par la Clinique sont accessibles à nos employés qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Les employés doivent en tout temps assurer la confidentialité et doivent suivre régulièrement des formations et des activités de sensibilisation en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.
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COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Il est possible que la Clinique partage vos renseignements personnels avec des tiers, des fournisseurs de service ou d’autres professionnels de la santé dans le cadre de ses activités et de sa mission.
2.1 Communication à nos fournisseurs de services
La Clinique peut communiquer vos renseignements personnels à ses fournisseurs de services ayant besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation de service. Les contrats avec ces fournisseurs comportent les clauses de protection nécessaires afin de s’assurer de la confidentialité de vos renseignements personnels.
2.2 Communication entre les professionnels de la santé
Tous les membres du personnel de la Clinique ont signé une entente de confidentialité concernant la protection des renseignements personnels dont ils ont besoin dans le cadre de leur emploi.
Toute communication avec des professionnels de la santé à l’externe doit avoir été autorisé par vous au préalable.
2.3 Communication aux autorités et autres organismes
Dans certaines situations spécifiques, il est possible que la Clinique doive communiquer, sans votre consentement, vos renseignements personnels, notamment dans les cas suivants :
- Aux autorités réglementaires, ministères ou organismes gouvernementaux qui nous le demandent en vertu de pouvoirs qui leur sont accordés par la loi ou lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’application d’une loi;
- Aux services policiers si ces renseignements sont nécessaires à une enquête qu’ils mènent ou si ces renseignements sont visés par un mandat de perquisition ou une ordonnance de communication;
- Dans la mesure prévue ou requise par la loi, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
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CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
3.1 Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels détenus par la Clinique sont conservés sur des serveurs sécurisés qui se trouvent habituellement au Canada.
La Clinique conserve vos renseignements personnels de manière sécuritaire tant et aussi longtemps qu’elle les utilise afin de mener ses activités et vous offrir ses services. La Clinique les conservera conformément aux périodes prévues au Code des Professions et aux instances gouvernementales.
3.2 Destruction des renseignements personnels
Une fois la durée de vie des renseignements personnels atteinte, la Clinique s’assure de les détruire. La destruction s’effectue de manière sécuritaire, selon les meilleures pratiques applicables.
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MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Clinique est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Elle met en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection de vos renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits.
La Clinique a notamment mis place les mesures de protection suivantes :
Mesures de protection physiques
- Carte d’accès à nos bureaux
- Verrouillage des classeurs
- Système d’alarme
Mesures de protection informatique
- Sécurisation de toutes composantes informatiques (postes, serveurs, réseaux, etc.) selon les meilleures pratiques du marché
- Mot de passe sur tous les postes de travail pour l’accès à toute information, localement et à distance
- Gestion des accès
- Surveillance et contrôle pour la prévention et la détection d’activités suspectes
Mesures de protection liées aux employés
- Code d’éthique et de déontologie
- Activités de formation et de sensibilisation obligatoires
- Processus de gestion d’incidents de confidentialité et de sécurité
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DEMANDE D’ACCÈS ET RECTIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vous pouvez en tout temps vous adresser aux responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, pour toute demande d’accès à l’information concernant des documents détenus par la Clinique concernant vos renseignements personnels.
Vous pouvez consulter les renseignements personnels que la Clinique a recueillis vous concernant, nous demander de les mettre à jour ou de les corriger. Pour ce faire, vous pouvez adresser votre demande par écrit et la transmettre aux personnes responsables de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels à la Clinique soit :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Christine Martin / Isabelle Périgny, responsables de la protection des RP
pour la Clinique de physiothérapie Activ
7110, Marion, bureau 102
Trois-Rivières (Québec) G9A 0A7
819-374-4995
cmartin@physioactiv.ca / iperigny@physioactiv.ca
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TRAITEMENT DES PLAINTES ET QUESTIONS
Pour formuler une plainte relative à la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à écrire à l’adresse courriel suivante : iperigny@physioactiv.ca.
Si vous avez des questions à poser au sujet de la présente Politique ou sur nos pratiques de traitement des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :
Clinique de physiothérapie Activ
7110, rue Marion
Bureau 102
Trois-Rivières (Québec) G9A 0A7
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MODIFICATION DE LA POLITIQUE
La Clinique se réserve en tout temps le droit de modifier la Politique lorsque nécessaire afin de refléter les changements importants survenus dans son environnement interne et externe.
Les changements sont en vigueur à la date de mise à jour indiquée ci-dessous.
Nous vous invitons à consulter la Politique régulière afin de vous assurer de prendre connaissance de la version la plus récente.
Dernière mise à jour de la Politique : septembre 2023